Von der unsortierten Kundenanfrage zum geprüften Angebot.
Mit diesem System erstellen wir unsere eigenen Angebote und Rechnungen. Hier sehen Sie ein Angebot von der ersten E-Mail bis zum gespeicherten Entwurf, so wie es tatsächlich auf dem Bildschirm abläuft.
Gezeigt in einer kontrollierten Testumgebung von Maxpromo. Kundin, Anfrage und Firma sind erfunden. Das ist unser eigenes System bei der Arbeit, keine Kundenreferenz.
Schritt 1
Die Anfrage kommt an.
Eine Kundin schreibt, wie Menschen eben schreiben: eine Begrüßung, eine Bemerkung zum Termin nächste Woche, drei Positionen, eine Signatur. Die E-Mail wird so, wie sie ist, in die Angebotsmaske eingefügt. Niemand tippt etwas ab.
Die Original-E-Mail, eingefügt. Erzeugt wurde noch nichts.In voller Größe öffnen Schritt 2
Das System strukturiert die Arbeit.
Es liest den Text und füllt das Angebot aus: Kundin, drei Positionen, Mengen und Preise. Begrüßung, Termin und Signatur bleiben draußen. Danach gleicht es das Ergebnis mit dem Original ab und nennt, was es nicht bestätigen konnte, etwa eine unvollständige Adresse oder eine Gesamtsumme, die in der E-Mail gar nicht stand.
Das ausgefüllte Formular mit den Prüfhinweisen des Systems. Die Kundin wurde dem bestehenden Kundendatensatz zugeordnet.In voller Größe öffnen Schritt 3
Ein Mensch prüft.
Gespeichert ist zu diesem Zeitpunkt noch nichts. Das Formular ist ein Vorschlag. Jemand liest die Positionen, vergleicht sie mit der Anfrage und entscheidet, ob es stimmt. Was das System im Original nicht finden konnte, bliebe hier zurückgehalten, bis ein Mensch es klärt.
Drei Positionen und die Summe, vor dem Speichern. Der Speichern-Knopf wurde noch nicht gedrückt.In voller Größe öffnen Schritt 4
Aus dem Entwurf wird ein Geschäftsvorgang.
Erst wenn ein Mensch speichert, gibt es einen Datensatz. In diesem Moment vergibt der Server die Angebotsnummer und legt das Angebot als Entwurf ab. Ob und wann es an die Kundin geht, ist eine eigene Entscheidung, die später ein Mensch trifft.
Das gespeicherte Angebot im Entwurf. Versendet wurde es nicht.In voller Größe öffnen Schritt 5
Die Arbeit geht weiter.
Dasselbe System begleitet Dokumente durch ihren ganzen Weg. Eine Rechnung wird versendet, dann bezahlt, und jeder Stand ist festgehalten statt im Kopf.
Rechnungen an dieselbe erfundene Kundin, eine versendet, eine bezahlt.In voller Größe öffnen
In Schritt 3 und 4 sind unsere Bankverbindung und Steuernummer mit schwarzen Balken abgedeckt. Sonst wurde an keinem Bild etwas verändert.
Wer entscheidet
KI kann die Arbeit vorbereiten. Die geschäftliche Entscheidung treffen Menschen.
In diesem Ablauf legt das System nichts von selbst an und verschickt nichts von selbst. Ein Mensch prüft, speichert und entscheidet, wann etwas rausgeht.
- MenschDie Anfrage kommt anAls Foto, Screenshot, E-Mail oder Notiz
- SystemDas System liest sie ausEs füllt Felder, es legt nichts an
- MenschEin Mensch prüftUnd korrigiert, was nicht stimmt
- MenschEin Mensch speichertAb hier existiert ein Entwurf
- MenschEin Mensch gibt freiEigener Schritt, eigene Entscheidung
- SystemDas System hält es festVersendet, mit Zeitstempel
Genau hingeschaut
Was das zeigt, und was nicht.
Was es zeigt
- Aus einer frei formulierten Anfrage wird ein strukturiertes Angebot, ohne dass jemand abtippt.
- Das System sagt, was es nicht bestätigen konnte, statt Lücken stillschweigend zu füllen.
- Speichern und später Versenden bleiben Entscheidungen eines Menschen.
Was es nicht zeigt
- Wie viel Zeit das spart. Das haben wir nicht gemessen, also behaupten wir es nicht.
- Dass jede Anfrage so sauber durchläuft. Genau deshalb prüft ein Mensch jede einzelne.
- Irgendetwas über echte Kunden. Die Kundin hier ist erfunden.